5 sai lầm ghi sổ khiến nhà xe tưởng lời mà thực ra lỗ

Có một nghịch lý trong nghề xe: sổ ghi tháng nào cũng "lời", mà tài khoản cuối năm không dày lên. Vấn đề hiếm khi nằm ở chuyện chạy xe — nằm ở cách ghi sổ. Sổ sai theo kiểu thổi phồng lãi thì nguy hiểm gấp đôi sổ thiếu, vì nó cho mình cảm giác yên tâm giả. Dưới đây là 5 lỗi gặp nhiều nhất, lỗi nào cũng có cách vá được ngay — kể cả khi anh vẫn ghi tay.

Sai lầm 1: Chỉ trừ dầu, quên các phí "lặt vặt"

Cầu đường, luật, bốc xếp, ăn ở tài xế, vé phà, bơm vá dọc đường — mỗi khoản vài chục tới vài trăm nghìn, nhìn lẻ tẻ nên hay bị bỏ qua. Cộng lại một chuyến đường dài, đám "lặt vặt" này ăn 1–2 triệu, tức có khi bằng nửa tiền lãi thật.

Sai lầm 2: Tiền túi lẫn tiền công ty

Chủ xe lấy tiền cước khách vừa trả đi đổ dầu chuyến sau, tiện tay rút thêm ít tiền chợ cho nhà. Cuối tháng không tài nào biết xe làm ra bao nhiêu, nhà xài bao nhiêu. Đây là lỗi khiến nhiều nhà xe không bao giờ trả lời được câu "kinh doanh có lời không" — vì hai dòng tiền đã trộn vào nhau từ đầu.

Sai lầm 3: Ghi dồn cuối tuần, cuối tháng

"Để cuối tuần rảnh rồi ghi một thể" — và cuối tuần thì nhớ được 7 phần, mất 3 phần. Éo le là phần quên thường là chi phí (vì tiền đã ra khỏi túi, không ai nhắc), còn cước thì khách nhắc nên ít khi sót. Kết quả: sổ đẹp hơn thực tế, tháng nào cũng "lời" trên giấy.

Sai lầm 4: Không chốt công nợ từng chuyến với khách

Chạy xong không xác nhận lại cước và phát sinh với khách, để cuối tháng mới tổng kết một lần. Khách quên, mình nhớ khác — thế là bảng kê bị trừ đầu này cắt đầu kia, chuyến chờ hàng 2 tiếng không ai trả, và mình thường là bên chịu thiệt cho êm chuyện.

Sai lầm 5: Quên hẳn chi phí cố định và khấu hao

Đăng kiểm, bảo hiểm, bến bãi, lãi vay, và nhất là khấu hao xe — những khoản không phát sinh theo chuyến nên không bao giờ xuất hiện trong sổ chuyến. Nhà xe chạy 5 năm, nhìn sổ tháng nào cũng lời, đến lúc xe rã cần thay mới phát hiện ra tiền lời từng ấy năm... chính là cái xe đã mòn đi. Về bản chất, mình đã ăn dần vào vốn mà tưởng là ăn lãi.

Sợi chỉ đỏ xuyên suốt cả 5 lỗi

Cả 5 sai lầm có chung một gốc: việc ghi chép dựa vào trí nhớ và sự siêng năng của một con người — mà người thì có ngày mệt, ngày bận, ngày quên. Cách vá bền nhất là để hệ thống ghi thay: chuyến hoàn thành tự vào sổ, chi phí tài xế báo qua điện thoại có ảnh chứng từ, dầu bám giá từng ngày, chi phí cố định tự phân bổ, công nợ tự cộng từng khách. Người chỉ làm việc người giỏi nhất: quyết định. Máy làm việc máy giỏi nhất: nhớ và cộng.