Chạy cho đối tác, môi giới: tách công nợ 2 chiều khỏi lẫn lộn

Nhà xe nào làm ăn lâu cũng có vài mối "đối tác ruột": hàng dư thì đẩy cho nhau, xe thiếu thì mượn của nhau. Tháng này mình thuê xe họ chạy 8 chuyến, họ thuê xe mình chạy 11 chuyến, có chuyến mình nhận của khách rồi sang tay cho họ ăn chênh lệch. Đến cuối tháng ngồi tính thì... rối như canh hẹ: rốt cuộc ai nợ ai, bao nhiêu? Bài này gỡ từng lớp một.

Gốc rễ của rối: nhét chung một sổ

Sai lầm phổ biến nhất là ghi tất cả chuyến dính tới đối tác A vào chung một chỗ, cấn qua cấn lại trong đầu. Trí nhớ con người không cân được hai dòng tiền ngược chiều chạy song song cả tháng. Nguyên tắc phải làm ngay:

Nghe hiển nhiên, nhưng đa số cãi nhau giữa hai nhà xe thân nhau đều bắt nguồn từ việc cấn trừ trong đầu từng chuyến lẻ: "chuyến đó cấn rồi mà?", "chưa, chuyến đó tính riêng!". Tách sổ trước, cấn sau — chỉ một lần, cuối tháng.

Chuyến sang tay: chốt chênh lệch ngay lúc giao

Khách trả mình 10 triệu, mình giao đối tác chạy giá 8,5 triệu — ăn chênh lệch 1,5 triệu. Ngon ăn, nhưng chỉ ngon khi cả hai con số được chốt ngay lúc giao chuyến, bằng tin nhắn càng tốt. Vì chuyến đó đi qua hai sổ khác nhau: 10 triệu nằm ở công nợ khách, 8,5 triệu nằm ở sổ "mình thuê họ". Không chốt ngay, một tháng sau chẳng ai nhớ giá sang tay là 8,5 hay 8,8 — và 300 nghìn khác biệt đó nhân với vài chục chuyến là thành chuyện lớn.

Cũng nhờ tách vậy mà cuối tháng anh trả lời được câu hỏi quan trọng: nghề môi giới tháng này thực lãi bao nhiêu? Nhiều nhà xe sang tay quanh năm mà chưa từng biết con số này — chỉ "cảm giác cũng được".

Đối chiếu cuối tháng: bảng kê đấu bảng kê

Cuối tháng, hai bên gửi nhau bảng kê. Kinh nghiệm để buổi đối chiếu 10 phút là xong thay vì cãi cả buổi:

1. Ghi biển số xe trong từng dòng. Hai bên gọi tên chuyến khác nhau, nhưng biển số với ngày chạy thì chỉ có một.
2. Phát sinh (chờ hàng, bốc xếp, luật) ghi thành dòng riêng, kèm ai chịu — đừng cộng gộp vào cước rồi cuối tháng ngồi bóc.
3. Lệch thì dò từ tổng xuống: so tổng từng tuần trước, khoanh vùng tuần lệch rồi mới dò từng chuyến. Nhanh gấp mấy lần dò từ đầu.
4. Chốt xong ghi lại số dư gối đầu — "chốt hết 30/6, còn lại anh nợ em 4,2 triệu chuyển sang tháng 7" — để tháng sau không đào lại chuyện cũ.

Thêm hoá đơn VAT là thêm một lớp nữa

Làm với đối tác công ty thì có chuyến xuất hoá đơn, có chuyến không. Tiền VAT chỉ được cộng vào công nợ của những chuyến đã xuất hoá đơn, theo từng số hoá đơn — không phải cứ nhân đều tổng công nợ với 8%. Lẫn hai loại chuyến này vào nhau là bảng kê hai bên lệch nhau ngay, mà dò rất mệt vì từng chuyến đều đúng, chỉ phần thuế là sai chỗ.

Việc này đúng ra máy phải làm

Tách hai sổ, chốt chênh lệch từng chuyến, cộng VAT đúng chuyến, cấn trừ cuối tháng — toàn việc máy làm giỏi hơn người. Trong chuxetai.com, mỗi đối tác có sẵn hai bảng công nợ hai chiều, chuyến sang tay tự tính chênh lệch môi giới, VAT bám theo từng số hoá đơn, cuối tháng xuất bảng kê PDF gửi Zalo cho đối tác đối chiếu. Anh chỉ còn mỗi việc nhìn con số cuối: bên nào chuyển bên nào bao nhiêu.