Tính lãi lỗ một chuyến xe cho đúng: dầu, phí đường, lương, khấu hao

Hỏi mười ông chủ xe "chuyến vừa rồi lời bao nhiêu", chín ông trả lời theo kiểu: cước 12 triệu, dầu hết 5 triệu, vậy lời 7 triệu. Nghe xuôi tai, nhưng con số đó sai — và sai theo hướng nguy hiểm nhất: làm mình tưởng đang lời trong khi thực ra hòa vốn, thậm chí lỗ. Chạy cả năm, nhìn lại tài khoản không thấy tiền đâu, mà không hiểu vì sao.

Một chuyến xe "ăn" những khoản nào?

Muốn biết lời thật, phải trừ đủ. Các khoản chia làm ba nhóm:

• Chi phí trực tiếp của chuyến: dầu (tính theo giá dầu đúng ngày đổ, không phải giá tháng trước), phí cầu đường, bốc xếp, tiền luật, ăn ở của tài xế dọc đường, vé phà, vá vỏ giữa chuyến.
• Lương tài xế cho chuyến đó: trả theo chuyến thì rõ rồi; trả tháng thì phải chia đều ra từng chuyến — không tính là đang tự dối mình.
• Chi phí cố định phân bổ: khấu hao xe, đăng kiểm, bảo hiểm, bến bãi, lãi vay ngân hàng (nếu xe mua trả góp). Những khoản này không hiện ra trong chuyến nào cả, nhưng tháng nào cũng phải trả — nên mỗi chuyến phải "gánh" một phần.

Ví dụ bằng số thật

Chuyến Sóng Thần → Đà Nẵng, cước 12.500.000đ, xe 15 tấn:

Nếu chỉ lấy cước trừ dầu, anh sẽ nghĩ mình lời 7,3 triệu. Con số thật là 3,18 triệu — chưa bằng một nửa. Khác biệt đó chính là lý do nhiều nhà xe "chạy hoài không thấy tiền".

Chi phí cố định phân bổ — tính sao cho nhanh?

Cách đơn giản nhất: cộng hết chi phí cố định của một chiếc xe trong năm (khấu hao + đăng kiểm + bảo hiểm + bến bãi + lãi vay), chia cho số chuyến trung bình xe đó chạy trong năm. Ra một con số "mỗi chuyến gánh chừng này" — ví dụ 800 nghìn đến 1 triệu mỗi chuyến với xe tải nặng. Từ đó về sau, chuyến nào cũng trừ thêm khoản này trước khi kết luận lời hay lỗ.

Sai lầm hay gặp nhất

1. Chỉ trừ dầu — như ví dụ trên, lời ảo gấp đôi lời thật.
2. Tính dầu theo giá cũ — giá dầu đổi liên tục; chuyến đổ dầu ngày nào phải tính giá ngày đó.
3. Quên tiền sửa xe — thay vỏ, làm máy dồn về vài tháng một lần, không chia ra từng chuyến nên "tháng đó tự nhiên lỗ" mà không hiểu vì sao.
4. Không tính lương chính mình — chủ xe kiêm tài xế mà tính lương mình bằng 0 thì đang bán sức miễn phí, chuyến lời 1 triệu thực ra là tiền công cầm lái, không phải lãi của cái xe.

Ghi tay được không? Được — nhưng phải đều tay

Tất cả những phép tính trên đều làm được bằng sổ tay hoặc Excel, với một điều kiện: ghi đủ và ghi ngay, chuyến nào xong ghi chuyến đó. Thực tế thì cuối ngày ai cũng mệt, ghi dồn ba bốn chuyến, sót một khoản phí là con số lệch. Đó là lý do phần mềm sinh ra: anh chỉ nhập cước và chi phí phát sinh, còn dầu theo giá ngày, lương tài xế, chi phí cố định phân bổ — máy tự trừ, tự ra lãi thật ngay khi chuyến hoàn thành.